67 / 100

Trường Trung cấp Việt Hàn xin chia sẻ những thông tin tổng quan về cơ hội việc làm của ngành trung cấp Văn thư lưu trữ tại TP. HCM. Nhằm mục đích để anh chị/ cá nhân tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin về ngành học này. 

I. Đối Tượng Học Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Chương trình văn thư lưu trữ tại trường trung cấp Việt Hàn phù hợp với đa dạng đối tượng học viên, chỉ cần có bằng THCS trở lên. Cụ thể phù hợp với những đối tượng sau đây:

  • Các cá nhân đang công tác ở vị trí liên quan đến công việc xử lý giấy tờ hằng ngày, có mong muốn nâng cao kỹ năng, kiến thức hay là được cấp chứng chỉ văn thư lưu trữ để đáp ứng yêu cầu của cơ quan;
  • Các cán bộ cần chứng chỉ văn thư lưu trữ để bổ sung hồ sơ thi công chức;
  • Các đối tượng khác có nhu cầu học văn thư lưu trữ.

II. Các Hình Thức Đào Tạo Ngành Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị đào tạo Trung cấp Văn Thư Lưu Trữ, với mỗi đơn vị sẽ thiết kế đa dạng các hình thức đào tạo. Nhưng có 2 hình thức đào tạo được nhiều trường áp dụng nhất hiện nay: hình thức đào tạo chính quy tập trung và hình thức đào tạo online từ xa:

1. Hình thức đào tạo chính quy tập trung:

  • Thời gian: Học vào buổi tối cuối tuần.
  • Địa điểm: Học tại cơ sở đào tạo.

2. Hình thức đào tạo online từ xa:

  • Phương pháp học: Tự học.
  • Thời gian và địa điểm: Với hình thức học online từ xa, học viên được linh động thời gian và địa điểm học tập, có thể học mọi lúc mọi nơi, không cần đến trường.

Với 2 hình thức đào tạo trên, học viên được linh động trong việc chọn lựa hình thức phù hợp với nhu cầu bản thân. Đối với chính quy tập trung thì phù hợp cho những đối tượng chưa có kinh nghiệm về ngành Văn Thư Lưu Trữ, cần bổ sung kiến thức thực tế. Còn với hình thức học online từ xa. Hình thức học này phù hợp cho những đối tượng học viên đã có kiến thức và kinh nghiệm ngành Văn thư lưu trữ hoặc học viên không có nhiều thời gian đến lớp.

3. Thời gian học:

Hiện nay, số lượng đơn vị đào tạo ngành Văn thư lưu trữ rất nhiều, nhưng để lựa chọn được đơn vị có uy tín và chất lượng thì khá khó khăn. Mỗi đơn vị sẽ có các hình thức đào tạo khác nhau với mức học phí đa dạng với thời gian đào tạo 3 – 6 (tháng) hoặc nhiều hơn. Đặc biệt, hiện nay cũng có một số đơn vị thiết kế hình thức học online từ xa. Hình thức học này không chỉ có thời gian học rút ngắn, học phí thấp mà học viên còn được linh động về thời gian và địa điểm học tập. Sau khóa đào tạo, dù học bằng hình thức nào học viên cũng được cấp văn bằng trung cấp chính quy, chứng nhận năng lực trong lĩnh vực Văn thư. Tuy nhiên, phụ thuộc vào thời gian đào tạo và quy định của mỗi đơn vị mà các cấp bậc văn bằng cũng đa dạng.

III. Cơ Hội Việc Làm Ngành Văn Thư Lưu Trữ Tại TP. HCM:

Văn thư lưu trữ là công việc liên quan đến việc ban hành và quản lý các công văn, giấy tờ, hồ sơ, trong một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Bộ phận văn thư lưu trữ có vai trò cực kì quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Sau khi tốt nghiệp ra trường, người học trung cấp văn thư lưu trữ sẽ có rất nhiều cơ hội làm việc tại các cơ quan Nhà nước hoặc Đảng chính phủ, trường học, bệnh viện, các Bộ và sở ban ngành… Cụ thể:

1. Quản lý văn bản nhận – truyền đi:

Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan.

Họ có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt động và theo dõi. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại.

Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty. Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng. Ngoài ra, văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên. 

2. Quản lý tài sản của công ty:

Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng.

Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự:

Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.

4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.

Do các yêu cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc. Mọi người hay gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính.

Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngoài ra công việc có nhiệm vụ làm lễ tân đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty.

Công việc này không đòi hỏi hay yêu cầu quá áp lực khá khắt khe và là môi trường công sở vậy nên những bạn muốn trải nghiệm cảm giác là cô nhân viên văn phòng ngày làm 8 tiếng thì có thể thử sức với công việc này.

5. Làm nhiệm vụ lễ tân:

Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan.

Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty.

IV. Để Biết Thêm Chi Tiết Vui Lòng Liên Hệ:

Văn phòng tuyển sinh – Trường Trung cấp Việt Hàn:

  • Địa chỉ: Phòng 104 Số 485 Phạm Văn Chiêu, P 13, Q. Gò Vấp, TP. HCM.
  • Liên hệ: 0843.44.77.55 ( Ms. Thương ) hoặc 0856.44.77.55 ( Ms. Thúy ).
  • Email: vki.edu.vn@gmail.com – tuyensinh.vki@gmail.com
  • Website: https://tuyensinhhuongnghiep.edu.vn/

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng cảm ơn,

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Ý kiến bình luận
Đối tác của chúng tôi