82 / 100

Công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu, lên kế hoạch về chính sách, chiến lược nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ và phát triển kinh tế, xã hội của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Vậy nhiệm vụ và nội dung của công tác văn thư lưu trữ là gì? Hãy cùng tham khảo bài viết này.

Công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ

I. Công Tác Văn Thư Lưu Trữ:

Công tác văn thư lưu trữ được chia làm 2 bộ phận: công tác văn thưcông tác lưu trữ. Hai bộ phận này có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan.

1. Công tác văn thư:

# Khái niệm:

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

# Nội dung công tác văn thư:

  • Soan thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị;
  • Sửa và duyệt bản thảo;
  • Đánh máy, in;
  • Trình ký;
  • Ký;
  • Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định;
  • Vào sổ và làm thủ tục gửi đi;
  • Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu;
  • Nhận, vào sổ công văn đến;
  • Phân phối công văn đến;
  • Chuyển giao công văn đến;
  • Theo dõi, giải quyết công văn đến;
  • Lập hồ sơ;
  • Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

2. Công tác lưu trữ:

# Khái niệm:

Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.

# Nội dung công tác lưu trữ:

  • Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu;
  • Phân loại tài liệu;
  • Xác định giá trị tài liệu;
  • Thống kê, bảo quản tài liệu;
  • Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tại liệu:

# Nhiệm vụ của công tác lưu trữ tại cơ quan:

  • Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
  • Phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
  • Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
  • Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu;
  • Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu, để giao nộp vào lưu trữ lịch sử;
  • Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
  • Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật.
Trung cấp văn thư lưu trữ văn bằng 2
Trung cấp văn thư lưu trữ văn bằng 2

II. Những Quy Định Về Công Tác Văn Thư Lưu Trữ:

Đối với cá nhân theo ngành văn thư lưu trữ, cần phải nắm rõ nội dung của nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành. Dưới đây là một số quy định công tác văn thư lưu trữ trong nghị định:

  • Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
  • Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.
  • Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
  • Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
  • Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
  • Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
  • Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
  • Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
XEM THÊM BÀI VIẾT:
>> Học Trung cấp văn thư lưu trữ ở đâu?
>> Học nghiệp vụ chứng chỉ văn thư lưu trữ ở đâu?
>> Học Trung cấp văn thư lưu trữ văn bằng 2

III. Báo Cáo Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Gồm Những Nội Dung Gì:

Thông thường, vào cuối năm các cơ quan, đơn vị, tổ chức phải thực hiện báo cáo công tác văn thư lưu trữ, để tổng kết lại một năm vừa qua, đưa ra kiến nghị và trình bày các kế hoạch công tác văn thư lưu trữ trong năm mới. Theo đó, nội dung của báo cáo cần phải đầy đủ những nội dung sau:

  • Báo cáo thực hiện nhiệm vụ thường xuyên;
  • Kết quả thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
  • Nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư lưu trữ trong năm tiếp theo là gì?
  • Phương hướng thực hiện nhiệm vụ;
  • Kiến nghị, đề xuất phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ hiệu quả hơn.

IV. Hỗ Trợ Tư Vấn:

Quý anh chị/bạn đọc cần thêm thông tin về ngành văn thư lưu trữ, cũng như tư vấn thêm về công tác văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ:

TRUNG TÂM TUYỂN SINH HƯỚNG NGHIỆP

Trân trọng,

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Ý kiến bình luận
Đối tác của chúng tôi