20 / 100

Hiện nay, không chỉ có các cơ quan nhà nước mới có bộ phận phụ trách hành chính văn thư, mà ngay cả các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội cũng cần sử dụng đến nguồn cán bộ văn thư lưu trữ có chuyên môn. Nếu bạn còn thắc mắc Nhân viên văn thư lưu trữ là ai? Công việc này đòi hỏi những yêu cầu và tiêu chuẩn như thế nào? Cơ hội việc làm như thế nào? Thì bạn có thể tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

I. Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ Là Ai?

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, nhân viên văn thư lưu trữ là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận và xử lý hồ sơ giấy tờ. Cũng như, thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung văn thư hành chính họ thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Nhân viên văn thư (văn thư hành chính, văn thư lưu trữ) là người sẽ tiếp nhận, quản lý, lưu trữ những văn bản đến/ đi trong đơn vị hành chính. Họ sẽ nhận và xử lý những thư từ, văn bản và hồ sơ, rồi báo cáo lên cấp trên. Tùy thuộc mỗi công ty, doanh nghiệp, cơ quan lãnh đạo giao phó. Đội ngũ nhân viên không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu mà còn được phân công những nhiệm vụ khác có liên quan đến văn phòng hành chính khác. 

II. Tố Chất Trở Thành Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ?

Đa số doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ phục vụ cho công việc, nhất là đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ tính chất công việc nên còn khá nhiều người cho rằng công việc này rất đơn giản và không cần đến nghiệp vụ chuyên môn. Trên thực tế, Công việc này có đòi hỏi một số kỹ năng, cụ thể:

1. Kỹ năng chuyên môn:

Với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, những ứng viên có kinh nghiệm làm việc về chuyên môn văn thư lưu trữ là một lợi thế. Bởi vì, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả hơn. Cụ thể:

  • Ứng viên cần nắm vững nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách, văn thư lưu trữ của doanh nghiệp, công ty.
  • Hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
  • Khả năng truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn cho những người khác để làm việc với nhiều mảng khác nhau trong công ty. 
  • Có kỹ năng tham mưu cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng.
  • Có khả năng nghiên cứu sâu về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong các thông tin, nghị định mới.
  • Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ. Tuy nhiên, ứng viên cũng cần phải có khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị hiện đại tại văn phòng.

2. Kỹ năng được đào tạo:

Văn phòng công sở là môi trường làm việc tập thể khá bận rộn. Vậy cho nên, bạn cần phải:

  • Biết cách tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ theo trật tự. Để dễ dàng tìm kiếm hồ sơ phục vụ cho công việc, tiết kiệm thời gian của bản thân và tập thể.
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian, tự điều phối công việc, sao cho thật hợp lý.
  • Biết cách ra quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề trong nhiều trường hợp, để có thể đưa ra hướng giải quyết công việc đúng đắn. (Trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.)
  • Biết cách tận dụng thời gian và công nghệ để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hiệu quả nhất.
  • Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
  • Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
  • Kỹ năng giao tiếp nơi công sở;
  • Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft office;
  • Kỹ năng ứng dụng và hướng dẫn sử dụng các thiết bị văn phòng;
  • Hiểu về các phần mềm chuyên dụng thuộc chuyên ngành đào tạo;
  • Kỹ năng thực hiện và hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ văn thư – lưu trữ;
  • Kỹ năng phân tích, kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ;
  • Có phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp các công việc liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hợp lý;
  • Kỹ năng điều hành và quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
  • Nắm rõ cách vận hành các chương trình phần mềm tin học thông dụng trong trao đổi thông tin nghiệp vụ, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

III. Các Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Hiện nay, không chỉ có các cơ quan nhà nước mới có bộ phận phụ trách hành chính văn thư, mà ngay cả các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội cũng cần sử dụng đến nguồn cán bộ văn thư lưu trữ có chuyên môn. Chính vì lý do đó, sau khi tốt nghiệp ra trường, người học trung cấp văn thư lưu trữ sẽ có rất nhiều cơ hội làm việc tại các cơ quan Nhà nước hoặc Đảng chính phủ, trường học, bệnh viện, các Bộ và sở ban ngành…

1. Quản lý văn bản nhận – truyền đi:

Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan.

Họ có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt động và theo dõi. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại.

Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty. Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng.

2. Quản lý tài sản của công ty:

Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng.

Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự:

Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.

4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.

Do các yêu cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc. Người ta có thể gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính.

Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngoài ra công việc có nhiệm vụ làm lễ tân đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty.

Công việc này không đòi hỏi hay yêu cầu quá áp lực khá khắt khe và là môi trường công sở vậy nên những bạn muốn trải nghiệm cảm giác là cô nhân viên văn phòng ngày làm 8 tiếng thì có thể thử sức với công việc này.

5. Làm nhiệm vụ lễ tân:

Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan.

Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty.

IV. Các Hình Thức Đào Tạo Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị đào tạo Trung cấp Văn Thư Lưu Trữ, với mỗi đơn vị sẽ thiết kế đa dạng các hình thức đào tạo. Nhưng có 2 hình thức đào tạo được nhiều trường áp dụng nhất hiện nay: hình thức đào tạo chính quy tập trung và hình thức đào tạo online từ xa:

1. Hình thức đào tạo chính quy tập trung:

  • Thời gian: Học vào buổi tối cuối tuần.
  • Địa điểm: Học tại cơ sở đào tạo.

2. Hình thức đào tạo online từ xa:

  • Phương pháp học: Tự học.
  • Thời gian và địa điểm: Với hình thức học online từ xa, học viên được linh động thời gian và địa điểm học tập, có thể học mọi lúc mọi nơi, không cần đến trường.

V. Hỗ Trợ Đăng Ký:

Văn phòng tuyển sinh – Trường Trung cấp Việt Hàn:

  • Địa chỉ: Phòng 104 Số 485 Phạm Văn Chiêu, P 13, Q. Gò Vấp, TP. HCM.
  • Liên hệ: 0843.44.77.55 ( Ms. Thương ) hoặc 0856.44.77.55 ( Ms. Thúy ).
  • Email: vki.edu.vn@gmail.com – tuyensinh.vki@gmail.com
  • Website: https://tuyensinhhuongnghiep.edu.vn/

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng cảm ơn,

 

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Ý kiến bình luận
Đối tác của chúng tôi