66 / 100

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cần nhân sự ngành Văn Thư Lưu Trữ. Các công việc của một văn thư lưu trữ là gì? Mức lương trung bình với mỗi vị trí là bao nhiêu? Chắc hẳn những ai đang quan tâm đến ngành văn thư lưu trữ đều thắc mắc vấn đề này. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cụ thể cho quý anh chị cùng nắm rõ công việc văn thư lưu trữ.

I. Thực Trạng Theo Hệ Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Như Thế Nào?

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế, nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế,… đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa yêu các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà. Trong đó công tác văn thư lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng.

Theo số liệu của Tổng cục thống kê (Năm 2018), nước ta có hơn 131 ngành doanh nghiệp thành lập mới. Mà bất kỳ công ty và tổ chức doanh nghiệp nào cũng luôn cần phòng hành chính văn phòng. Phòng văn thư có vai trò lưu giữ các văn bản, làm các nhiệm vụ về mảng văn phòng. Nhằm đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. 

Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng rất coi trọng công tác này. Bởi đây không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Do đó, nếu bạn có ý định lựa chọn học trung cấp Văn thư lưu trữ thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm về quyết định này. Bởi vì cơ hội việc làm của người tốt nghiệp Trung cấp Văn thư lưu trữ là vô cùng rộng mở.

II. Những Công Việc Của Ngành Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Văn thư lưu trữ là công việc liên quan đến việc ban hành và quản lý các công văn, giấy tờ, hồ sơ, trong một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Bộ phận văn thư lưu trữ có vai trò cực kì quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Sau khi tốt nghiệp ra trường, người học trung cấp văn thư lưu trữ sẽ có rất nhiều cơ hội làm việc tại các cơ quan Nhà nước hoặc Đảng chính phủ, trường học, bệnh viện, các Bộ và sở ban ngành… Cụ thể:

1. Phụ trách quản lý tài sản cố định của công ty:

Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Người làm văn thư sẽ tiếp nhận, quản lý, xử lý văn bản đến, đi theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền, chuyển phát nhanh công văn giấy tờ theo yêu cầu. Họ có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt động và theo dõi. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại.

Theo dõi, cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường, văn phòng phẩm,…Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty. Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng.

Trong nhiều trường hợp sẽ cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến những phòng ban, bộ phận ở công ty, doanh nghiệp. Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên. 

2. Phụ trách quản lý tài sản cố định của công ty:

Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng. Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn. Ngoài ra, họ còn quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Công ty và quy định của pháp luật. Đặc biệt, họ cóuản lý quỹ tiền mặt của Công theo đúng quy định của Công ty, thực hiện giao dịch ngân hàng theo yêu cầu.

3. Phụ trách quản lý hồ sơ nhân sự:

Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới. Tùy thuộc công việc mà họ cần làm các công việc cụ thể khác do trưởng phòng hay cấp trên phân công.

4. Phụ trách quản lý bảng lương, thưởng hàng tháng:

  • Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.
  • Do các yêu cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc. Và người ta có thể hay gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính.
  • Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngoài ra công việc có nhiệm vụ làm lễ tân đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty.
  • Công việc này không đòi hỏi hay yêu cầu quá áp lực khá khắt khe và là môi trường công sở vậy nên những bạn muốn trải nghiệm cảm giác là cô nhân viên văn phòng ngày làm 8 tiếng thì có thể thử sức với công việc này.

5. Phụ trách quản lý công tác tiếp đón lễ tân:

Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan. Tức là, họ đảm nhiệm công việc trực tổng đài điện thoại và chuyển cuộc gọi cho các các bộ phận, cá nhân khi có yêu cầu

  • Phục vụ các cuộc họp, hội nghị,…
  • Là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban;
  • Chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo; những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp; những cuộc họp được tổ chức để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty.
  • Quản lý và sử dụng con dấu của công ty đúng quy định; tiếp nhận công văn, giấy tờ đến, đi; lưu trữ và quản lý giấy tờ, tài liệu của công ty;
  • Tổ chức lưu trữ, quản lý toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
  • Bao quát, theo dõi các hoạt động vệ sinh, điện, nước và các hoạt động phát sinh khác tại văn phòng.
  • Nhận chuyển chứng từ (Nội bộ và ngoại bộ): Chuyển phát nhanh, lưu chuyển văn bản giấy tờ từ đơn vị bên ngoài đến các bộ phận phòng ban trong công ty.
  • Thực hiện việc tổng hợp, văn phòng phẩm, đồng phục vật dụng văn phòng cho các Phòng ban, có nhu cầu.

III. Mức Thu Nhập Trung Bình Công Việc Văn Thư Là Bao Nhiêu?

1. Mức lương của nhân viên văn thư lưu trữ mới nhất:

  • Khoảng lương phổ biến: 6.000.000 15.000.0000 VND
  • Lương trung bình: 10.000.000 VND
  • Kinh nghiệm: Từ 1 năm
  • Yêu cầu trình độ: Từ Trung cấp

2. Quyền lợi được hưởng:

Tùy vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, mà người làm văn thư sẽ có các chế độ thưởng và phúc lợi cho nhân viên như sau:

# Các chế độ thưởng:

  • Thưởng các dịp Lễ, Tết
  • Thưởng lương tháng 13
  • Thưởng nóng khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, mang lại thành công và lợi ích đáng kể cho Tập đoàn

# Các chế độ phúc lợi:

  • Tổ chức tham quan, nghỉ mát mỗi năm;
  • Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao cho nhân viên nhân các dịp Lễ, tết lớn trong năm như Ngày thành lập công ty, Tết âm lịch, Tết trung thu,…
  • Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn phù hợp với khả năng. Mức lương: thỏa thuận theo năng lực làm việc (sẽ trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn);
  • Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định chung của Nhà nước và của Công ty khi được ký Hợp đồng lao động chính thức.

# Môi trường làm việc:

  • Chuyên nghiệp, năng động và thân thiện, nhiều cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp tại công ty, năng động;
  • Có cơ hội thể hiện năng lực, cống hiến và phát triển nghề nghiệp bản thân;
  • Hưởng các chế độ khác của công ty và các quy định của Bộ luật lao động.

IV. Cần Hỗ Trợ Vui Lòng Liên Hệ:

Văn phòng tuyển sinh – Trường Trung cấp Việt Hàn:

  • Địa chỉ: Phòng 104 Số 485 Phạm Văn Chiêu, P 13, Q. Gò Vấp, TP. HCM.
  • Liên hệ: 0843.44.77.55 ( Ms. Thương ) hoặc 0856.44.77.55 ( Ms. Thúy ).
  • Email: vki.edu.vn@gmail.com – tuyensinh.vki@gmail.com
  • Website: https://tuyensinhhuongnghiep.edu.vn/

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng cảm ơn,

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Ý kiến bình luận
Đối tác của chúng tôi