Hiện nay, các doanh nghiệp đang cần tuyển nhân sự ngành Văn thư lưu trữ. Nếu anh/ chị đang quan tâm đến ngành văn thư lưu trữ đều đặt câu hỏi: Công việc của một văn thư lưu trữ là gì? Mức lương trung bình với mỗi vị trí của ngành này là bao nhiêu? Bài viết dưới đây tổng hợp những thông tin cụ thể, nhằm giải đáp những thắc mắc trên cho quý anh/ chị. Hãy cùng trường trung cấp Quốc Tế Sài Gòn nắm rõ công việc ngành văn thư lưu trữ nhé!
Toc
I. Cơ Hội Việc Làm Ngành Văn Thư Lưu Trữ:
Việt Nam đang trên đà phát triển nền kinh tế, nhiều thành phần vận hành theo sự quản lý của nhà nước. Sự nghiệp đạt những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế,… đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Các đơn vị hành chính gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí văn thư.
Bộ phận văn thư có vai trò lưu giữ các hồ sơ, giấy tờ nội bộ, làm các nhiệm vụ về mảng văn phòng, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công việc của các văn thư. Phòng căn thư không chỉ đảm nhiệm công việc ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, mà còn mang trách nhiệm đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, pháp luật và quyền hạn được giao. Nếu anh/ chị có ý định lựa chọn học trung cấp Văn thư lưu trữ, hoàn toàn có thể yên tâm về quyết định này. Bởi vì những học viên tốt nghiệp Trung cấp Văn thư lưu trữ có công việc vô cùng rộng mở.
II. Những Công Việc Của Ngành Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?
Văn thư lưu trữ là công việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Người làm ngành văn thư lưu trữ có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả. Bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự được xếp chung để giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc, được gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính. Người học trung cấp văn thư lưu trữ sẽ có rất nhiều cơ hội làm việc tại các cơ quan Nhà nước hoặc Đảng chính phủ, trường học, bệnh viện, các Bộ và sở ban ngành… Cụ thể:
1. Phụ trách quản lý hồ sơ, giấy tờ quan trọng của tổ chức:
Trong chuyên môn của những người làm văn thư, nhiệm vụ quản lý hồ sơ, giấy tờ là nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng chủ yếu nhất. Người làm văn thư sẽ tiếp nhận, quản lý, xử lý văn bản đến, đi các cơ quan, chuyển phát nhanh công văn giấy tờ theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ, họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và phân biệt bằng mã số. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại, theo dõi, cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường, văn phòng phẩm,…Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo, hồ sơ thì văn thư theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản ấy. Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên. Trong nhiều trường hợp, họ sẽ cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan, để gửi đến những phòng ban, bộ phận ở công ty, doanh nghiệp.
2. Phụ trách quản lý tài sản cố định của công ty:
Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng. Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn. Ngoài ra, họ còn quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
3. Phụ trách quản lý hồ sơ nhân sự:
Các văn thư (chuyên viên nhân sự) là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng và tổ chức buổi tuyển dụng cho các phòng ban.Khi có các nhân sự thử việc và làm việc, các văn thư cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới. Tùy thuộc vị trí công việc mà họ cần làm các công việc cụ thể, do trưởng phòng hay cấp trên phân công.
4. Phụ trách quản lý bảng lương, thưởng hàng tháng:
Chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự mỗi tháng. Lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng. Sau đó, các văn thư phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Quản lý và sử dụng con dấu của công ty đúng quy định; tiếp nhận công văn, giấy tờ đến, đi; lưu trữ và quản lý giấy tờ, tài liệu của công ty; Tổ chức lưu trữ, quản lý toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
5. Phụ trách quản lý công tác tiếp đón lễ tân:
Nhiệm vụ làm lễ tân đón khách của ngành văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp, có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty. Công việc này không đòi hỏi hay yêu cầu quá áp lực khá khắt khe và là môi trường công sở vậy nên những bạn muốn trải nghiệm cảm giác là cô nhân viên văn phòng ngày làm 8 tiếng thì có thể thử sức với công việc này.
- Đảm nhiệm công việc trực tổng đài điện thoại và chuyển cuộc gọi cho các các bộ phận, cá nhân khi có yêu cầu;
- Trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan;
- Là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban;
- Chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo; những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp; những cuộc họp được tổ chức để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty đúng quy định; tiếp nhận công văn, giấy tờ đến, đi; lưu trữ và quản lý giấy tờ, tài liệu của công ty;
- Tổ chức lưu trữ, quản lý toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
- Bao quát, theo dõi các hoạt động vệ sinh, điện, nước và các hoạt động phát sinh khác tại văn phòng.
- Nhận chuyển chứng từ (Nội bộ và ngoại bộ): Chuyển phát nhanh, lưu chuyển văn bản giấy tờ từ đơn vị bên ngoài đến các bộ phận phòng ban trong công ty.
- Thực hiện việc tổng hợp, văn phòng phẩm, đồng phục vật dụng văn phòng cho các Phòng ban, có nhu cầu.
| XEM THÊM BÀI VIẾT: |
| >> Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ |
| >> Học Văn Thư Lưu Trữ Online |
III. Mức Thu Nhập Trung Bình Công Việc Văn Thư Là Bao Nhiêu?
1. Mức lương của nhân viên văn thư lưu trữ mới nhất:
- Khoảng lương phổ biến: 7.000.000 15.000.0000 VND
- Lương trung bình: 10.000.000 VND
- Kinh nghiệm: Từ 1 năm.
- Yêu cầu trình độ: Từ hệ Trung cấp trở lên.
2. Quyền lợi được hưởng:
Tùy vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, người làm văn thư sẽ có các chế độ thưởng và phúc lợi cho nhân viên như sau:
# Các chế độ thưởng:
- Thưởng các dịp Lễ, Tết;
- Thưởng lương tháng 13;
- Thưởng nóng khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, mang lại thành công và lợi ích đáng kể cho Tập đoàn.
# Các chế độ phúc lợi:
- Tổ chức tham quan, nghỉ mát mỗi năm;
- Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao cho nhân viên nhân các dịp Lễ, tết lớn trong năm như Ngày thành lập công ty, Tết âm lịch, Tết trung thu,…;
- Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn phù hợp với khả năng. Mức lương: thỏa thuận theo năng lực làm việc (sẽ trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn);
- Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định chung của Nhà nước và của Công ty khi được ký Hợp đồng lao động chính thức.
# Môi trường làm việc:
- Chuyên nghiệp, năng động và thân thiện, nhiều cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp tại công ty, năng động;
- Có cơ hội thể hiện năng lực, cống hiến và phát triển nghề nghiệp bản thân;
- Hưởng các chế độ khác của công ty và các quy định của Bộ luật lao động.
IV. Cần Hỗ Trợ Vui Lòng Liên Hệ:
Trung Tâm Tuyển Sinh Hướng Nghiệp
- Hotline: 0888 013 000 – 0856 343 000
- Zalo: 0888 013 000 ( Tuyển Sinh Đào Tạo )
- Email: tuyensinhhuongnghiep.edu@gmail.com
- Website: tuyensinhhuongnghiep.edu.vn
- Địa chỉ: 41 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TPHCM
Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.
Trân trọng cảm ơn,
