57 / 100

Bài viết sau xin chia sẻ những thông tin tổng quan về ngành học của ngành trung cấp Văn thư lưu trữ tại TP. HCM. Nhằm giúp anh, chị/ cá nhân dựa ra quyết định chính xác khi theo học ngành học này. 

I. Đối Tượng:

  • Các cá nhân đang công tác ở vị trí liên quan đến công việc xử lý giấy tờ hằng ngày;
  • Các cá nhân có mong muốn nâng cao kỹ năng, kiến thức ngành văn thư lưu trữ
  • Các cán bộ cần học thêm văn bằng 2;
  • Các đối tượng mong muốn học văn bằng văn thư lưu trữ, để đáp ứng yêu cầu sát hạch giấy tờ của cơ quan;
  • Các cán bộ cần chứng chỉ văn thư lưu trữ để bổ sung hồ sơ thi công chức;
  • Các đối tượng khác có nhu cầu học văn thư lưu trữ.

II. Các Hình Thức Đào Tạo Ngành Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Tại TP. HCM:

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị đào tạo Trung cấp Văn Thư Lưu Trữ, với mỗi đơn vị sẽ thiết kế đa dạng các hình thức đào tạo. Nhưng có 2 hình thức đào tạo được nhiều trường áp dụng nhất hiện nay: hình thức đào tạo chính quy tập trung và hình thức đào tạo online từ xa:

1. Hình thức đào tạo chính quy tập trung:

  • Thời gian: Học vào buổi tối cuối tuần.
  • Địa điểm: Học tại cơ sở đào tạo.

2. Hình thức đào tạo online từ xa:

  • Phương pháp học: Tự học.
  • Thời gian và địa điểm: Với hình thức học online từ xa, học viên được linh động thời gian và địa điểm học tập, có thể học mọi lúc mọi nơi, không cần đến trường.

Hiện nay tại TP. HCM, học viên dù theo hình thức đào tạo nào, cũng được nhận văn bằng Văn thư lưu trữ chính quy. Với 2 hình thức đào tạo trên, học viên được linh động trong việc chọn lựa hình thức phù hợp với nhu cầu bản thân. Đối với chính quy tập trung thì phù hợp cho những đối tượng chưa có kinh nghiệm về ngành Văn Thư Lưu Trữ, cần bổ sung kiến thức thực tế. Còn với hình thức học online từ xa. Hình thức học này phù hợp cho những đối tượng học viên đã có kiến thức và kinh nghiệm ngành Văn thư lưu trữ hoặc học viên không có nhiều thời gian đến lớp.

III. Thời Gian Đào Tạo Ngành Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Tại TP. HCM:

Đa phần mỗi đơn vị sẽ có các hình thức đào tạo khác nhau với mức học phí đa dạng với thời gian đào tạo 3 – 6 (tháng) hoặc nhiều hơn. Đặc biệt, hiện nay cũng có một số đơn vị thiết kế hình thức học online từ xa. Hình thức học này không chỉ có thời gian học rút ngắn, học phí thấp mà học viên còn được linh động về thời gian và địa điểm học tập. Sau khóa đào tạo, dù học bằng hình thức nào học viên cũng được cấp văn bằng trung cấp chính quy, chứng nhận năng lực trong lĩnh vực Văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, phụ thuộc vào thời gian đào tạo và quy định của mỗi đơn vị mà các cấp bậc văn bằng cũng đa dạng.

IV. Cơ Hội Việc Làm Ngành Văn Thư Lưu Trữ Tại TP. HCM:

Văn thư lưu trữ là công việc liên quan đến việc ban hành và quản lý các công văn, giấy tờ, hồ sơ… Trong một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp, bộ phận văn thư lưu trữ có vai trò cực kì quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Sau khi tốt nghiệp ra trường, người học trung cấp văn thư lưu trữ sẽ có rất nhiều cơ hội làm việc tại các cơ quan Nhà nước hoặc Đảng chính phủ, trường học, bệnh viện, các Bộ và sở ban ngành… Cụ thể:

1. Quản lý văn bản nhận – truyền đi:

  • Quản lý giấy tờ, hồ sơ cho công ty, hay văn bản được gửi đi từ cơ quan, tổ chức;
  • Tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến và đi cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty ;
  • Đóng dấu và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản;
  • Xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ;
  • Theo dõi và giám sát các văn bản hồ sơ;
  • Lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty;
  • Gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng.
  • Giữ và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên. 

2. Quản lý tài sản của công ty:

  • Bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư;
  • Quản lý những tài sản của công ty;
  • Lên danh sách những đồ vật văn phòng phẩm và báo cáo cấp trên;
  • Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng;
  • Lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm;
  • Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự:

  • Lập các kế hoạch về việc tuyển dụng;
  • Tổ chức, chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự.
  • Kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.

4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

  • Chấm công các nhân sự;
  • Phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên;

5. Làm nhiệm vụ lễ tân:

  • Trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến;
  • Trao đổi nói chuyện với khách hàng;
  • Trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc;
  • Chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban;
  • Chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Ý kiến bình luận
Đối tác của chúng tôi