74 / 100

Nếu bạn đang thắc mắc ngành văn thư lưu trữ là gì? Công việc của nhân viên văn thư trong phòng hành chính làm những công việc gì? Thì bài viết dưới đây sắp chia sẻ sẽ trả lời hết những câu hỏi trên.

trung-cap-van-thu-luu-tru

I. Ngành Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.

Tức là, ngành văn thư lưu trữ chuyên sâu về nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản; quản trị dự án; quản trị sự kiện; lễ tấn; quản trị E- office; PR truyền thông, phần mềm, quản trị văn phòng, xây dựng văn hóa công sở, kỹ năng về công nghệ thông tin, ngoại ngữ, thư ký văn phòng.. Nội dung ngành còn bao gồm cả kiến thức và kỹ thuật thực hiện nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước và các tổ chức xã hội. 

Ngoài ra còn trang bị những hiểu biết cơ bản cho người học về vị trí, tầm quan trọng, nội dung và phương pháp tổ chức công tác văn thư. Thực hiện thành thạo một số nghiệp vụ cụ thể của công tác văn thư. Sau khi tốt nghiệp, học viên được trang bị kiến thức và những hiểu biết về công việc liên quan đến việc ban hành, quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ, thư từ trong một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Đây là bộ phận có vai trò cực kỳ quan trọng trong bất kỳ tổ chức, công ty nào.

II. Ngành Văn Thư Lưu Trữ Học Những Gì?

Theo số liệu của Tổng cục thống kê (Năm 2018), nước ta có hơn 131 ngành doanh nghiệp thành lập mới. Mà bất kỳ công ty và tổ chức doanh nghiệp nào cũng luôn cần phòng hành chính văn phòng, có vai trò lưu giữ các văn bản, làm các nhiệm vụ về mảng văn phòng. Điều đó đồng nghĩa nhu cầu về nhân lực ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ cực kì lớn và tiếp tục tăng cao trong thời gian sắp tới. Khi lựa chọn học trung cấp văn thư lưu trữ thì bạn sẽ được học những kiến thức lý luận và thực tiễn cơ bản ở trình độ trung cấp. Học viên được trang bị kiến thức bổ trợ về các lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng, để liên thông bậc Cao đẳng, Đại học. Các kiến thức. Cụ thể:

1. Khối kiến thức cơ sở ngành:

  •  Kiến thức đại cương về khoa học xã hội và nhân văn;
  •  Kiến thức chung về quản lý, tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước;
  •  Kiến thức cơ sở về một số nghiệp vụ hành chính.

2. Kiến thức chuyên ngành:

  • Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến;
  • Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu;
  • Tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;
  • Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu;
  • Xác định giá trị tài liệu; Phân loại tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu;
  • Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm;
  • Bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
  • Học viên sẽ được trang bị các kiến thức và khả năng ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ.

3. Kỹ năng được đào tạo:

  • Kỹ năng giao tiếp nơi công sở;
  • Kỹ năng thuyết trình;
  • Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm;
  • Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft office;
  • Kỹ năng ứng dụng và hướng dẫn sử dụng các thiết bị văn phòng;
  • Hiểu về các phần mềm chuyên dụng thuộc chuyên ngành đào tạo;
  • Kỹ năng thực hiện và hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ văn thư – lưu trữ;
  • Kỹ năng phân tích, kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến công tác văn thư lưu trữ;
  • Có phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp các công việc liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hợp lý;
  • Kỹ năng điều hành và quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
  • Nắm rõ cách vận hành các chương trình phần mềm tin học thông dụng trong trao đổi thông tin nghiệp vụ, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

III. Cán Bộ Văn Thư Làm Những Công Việc Gì? 

1. Công việc chính:

Cán bộ văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu, mà còn được phân công thêm những nhiệm vụ khác. Họ là người đảm nhận việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả. Tùy theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan làm việc. Sau đây là thống kê công việc chính của văn thư như sau:

  • Quản lý văn bản nhận – đi;
  • Quản lý tài sản của công ty;
  • Làm nhiệm vụ lễ tân;
  • Quản lý hồ sơ nhân sự;
  • Lên bảng lương, thưởng hàng tháng;
  • Trực tiếp được sử dụng và quản lý con dấu để phân loại các văn thư
  • Đảm nhận việc tổ chức, sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả.
  • Giúp công ty khai thác, bảo quản và lưu trữ tài liệu một cách cẩn trọng.
  • Chuyên viên văn thư, hành chính;
  • Cán bộ hành chính;
  • Chánh văn phòng
  • Quản lý nhân sự
  • Thư ký, trợ ký cho lãnh đạo

2. Triển vọng phát triển nghề nghiệp:

Cán bộ văn thư lưu trữ có thể phát triển về ngạch công chức như: chuyên viên lên chuyên viên chính văn thư, lưu trữ viên lên lưu trữ viên chính; Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách văn phòng/ phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

3. Nơi làm việc:

  • Văn phòng hay phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức;
  • Trung tâm lưu trữ Quốc gia;
  • Trung tâm lưu trữ của ngành;
  • Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước và các tổ chức xã hội
  • Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ các địa phương;
  • Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Tham mưu – Tổng hợp;
  • Làm giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học

trung-cap-van-thu-luu-tru-tp-hcm

IV. Các Hình Thức Đào Tạo Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị đào tạo Trung cấp Văn Thư Lưu Trữ, với mỗi đơn vị sẽ thiết kế đa dạng các hình thức đào tạo. Nhưng có 2 hình thức đào tạo được nhiều trường áp dụng nhất hiện nay: hình thức đào tạo chính quy tập trung và hình thức đào tạo online từ xa:

1. Hình thức đào tạo chính quy tập trung:

  • Thời gian: Học vào buổi tối cuối tuần.
  • Địa điểm: Học tại cơ sở đào tạo.

2. Hình thức đào tạo online từ xa:

  • Phương pháp học: Tự học.
  • Thời gian và địa điểm: Với hình thức học online từ xa, học viên được linh động thời gian và địa điểm học tập, có thể học mọi lúc mọi nơi, không cần đến trường.

Với 2 hình thức đào tạo trên, học viên được linh động trong việc chọn lựa hình thức phù hợp với nhu cầu bản thân. Đối với chính quy tập trung thì phù hợp cho những đối tượng chưa có kinh nghiệm về ngành Văn Thư Lưu Trữ, cần bổ sung kiến thức thực tế. Còn với hình thức học online từ xa. Hình thức học này phù hợp cho những đối tượng học viên đã có kiến thức và kinh nghiệm ngành Văn thư lưu trữ hoặc học viên không có nhiều thời gian đến lớp.

V. Một Số Trường Đào Tạo Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Điển Hình:

Ở TP HCM có rất nhiều đơn vị đào tạo ngành Văn thư lưu trữ, nhưng để biết được trường nào dạy uy tín là một vấn đề mà nhiều học viên đang gặp phải. Như báo chí đã lên án, có một số đơn vị cấp bằng giả mạo, không có giá trị, không đúng quy định Bộ giáo dục, đào tạo không chất lượng, học phí cao… Điều đó gây hoang mang nhiều hơn cho các anh chị/cá nhân đang có nhu cầu học trung cấp Văn thư lưu trữ ở đâu là uy tín và chất lượng. Sau đây là một vài đơn vị đào tạo ngành trung cấp văn thư lưu trữ uy tín và chất lượng điển hình, nhằm giúp người học có sự lựa chọn phù hợp với mình. Cụ thể:

  • Trường Trung cấp Việt Hàn
  • Trường Trung cấp Văn thư lưu trữ Trung ương
  • Trường Trung cấp Bách Khoa Sài Gòn
  • Trường Trung cấp Đông Đô
  • Trường Trung cấp Công Đoàn Tp HCM…

VI. Hỗ Trợ Đăng Ký:

Văn phòng tuyển sinh – Trường Trung cấp Việt Hàn:

  • Địa chỉ: Phòng 104 Số 485 Phạm Văn Chiêu, P 13, Q. Gò Vấp, TP. HCM.
  • Liên hệ: 0843.44.77.55 ( Ms. Thương ) hoặc 0856.44.77.55 ( Ms. Thúy ).
  • Email: vki.edu.vn@gmail.com – tuyensinh.vki@gmail.com
  • Website: https://tuyensinhhuongnghiep.edu.vn/

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Vui lòng nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng cảm ơn!

Nhu cầu về nhân lực ngành quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ cực kì lớn và tiếp tục tăng cao trong thời gian sắp tới. Bạn đang muốn theo học ngành văn thư lưu trữ, bạn còn thắc mắc ngành này là gì?

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Ý kiến bình luận
Đối tác của chúng tôi