Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Học Và Làm Những Công Việc Gì?

Theo số liệu của Tổng cục thống kê năm 2018, nước ta có hơn 131 ngàn doanh nghiệp thành lập mới. Mà hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều có một bộ phận làm công việc lưu giữ các loại văn bản. Điều đó đồng nghĩa với nhu cầu về nhân lực ngành văn thư lưu trữ cực kì lớn và còn tiếp tục tăng cao. Nếu bạn đang muốn theo học ngành văn thư lưu trữ và đang thắc mắc ngành này là gì? Chức năng, nhiệm vụ, công việc cụ thể của nhân viên văn thư là gì? Bài viết dưới đây sẽ trả lời những câu hỏi này.

I. Ngành Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.

Theo đó, ngành văn thư lưu trữ chuyên sâu về nghiệp vụ văn phòng, soạn thảo văn bản, quản trị dự án, quản trị sự kiện, lễ tân, quản trị E-office, PR truyền thông, phần mềm, quản trị văn phòng, xây dựng văn hóa công sở, kỹ năng về công nghệ thông tin, ngoại ngữ, thư ký văn phòng.

II. Nội Dung Chương Trình Học Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Khi lựa chọn học trung cấp văn thư lưu trữ, học viên sẽ được trang bị đầy đủ những kiến thức lý luận và thực tiễn của ngành này. Sau khi hoàn thành chương trình học, học viên có được, ….. các kỹ năng, kiến thức…… Cụ thể:

a) Khối kiến thức cơ sở ngành:

•  Kiến thức đại cương về khoa học xã hội và nhân văn;
•  Kiến thức chung về quản lý, tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước;
•  Kiến thức cơ sở về một số nghiệp vụ hành chính.

b) Kiến thức chuyên ngành:

• Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến;
• Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu;
• Tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;
• Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu;
• Xác định giá trị tài liệu; Phân loại tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu;
• Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm;
• Bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
• Học viên sẽ được trang bị các kiến thức và khả năng ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ.

c) Về kỹ năng được đào tạo:

• Kỹ năng giao tiếp nơi công sở;
• Kỹ năng thuyết trình;
• Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm;
• Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft office;
• Kỹ năng ứng dụng và hướng dẫn sử dụng các thiết bị văn phòng;
• Hiểu về các phần mềm chuyên dụng thuộc chuyên ngành đào tạo;
• Kỹ năng thực hiện và hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ văn thư – lưu trữ;
• Kỹ năng phân tích, kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến công tác văn thư lưu trữ;
• Có phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp các công việc liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hợp lý;
• Kỹ năng điều hành và quản lý để giải quyết các công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
• Nắm rõ cách vận hành các chương trình phần mềm tin học thông dụng trong trao đổi thông tin nghiệp vụ, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

III. Những Công Việc Của Văn Thư Lưu Trữ

1. Những công việc chính:

Công việc của một cán bộ / nhân viên văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu, mà còn được phân công thêm những nhiệm vụ khác. Họ là người đảm nhận việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả. Tùy theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan, công việc của một văn thư lưu trữ thông thường sẽ bao gồm:

• Quản lý văn bản nhận – đi;
• Quản lý tài sản của công ty;
• Làm nhiệm vụ lễ tân;
• Quản lý hồ sơ nhân sự;
• Lên bảng lương, thưởng hàng tháng;
• Trực tiếp được sử dụng và quản lý con dấu để phân loại các văn thư;
• Đảm nhận việc tổ chức, sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả;
• Giúp công ty khai thác, bảo quản và lưu trữ tài liệu một cách cẩn trọng;
• Chuyên viên văn thư, hành chính;
• Cán bộ hành chính;
• Chánh văn phòng;
• Quản lý nhân sự;
• Thư ký, trợ ký cho lãnh đạo.

2. Nơi làm việc:

• Văn phòng hay phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức;
• Trung tâm lưu trữ Quốc gia;
• Trung tâm lưu trữ của ngành;
• Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước và các tổ chức xã hội
• Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu trữ các địa phương;
• Nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan Tham mưu – Tổng hợp;
• Làm giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học

V. Một Số Trường Đào Tạo Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Hiện Nay

Tại TPHCM

Tại Hà Nội

Và 1 số trường khác (Đà Nẵng, Cần Thơ, Khánh Hòa, Huế, Đà Lạt, Đắc Lắc, Hải Phòng)

Ở TP HCM có rất nhiều đơn vị đào tạo ngành Văn thư lưu trữ, nhưng để biết được trường nào dạy uy tín là một vấn đề mà nhiều học viên đang gặp phải. Như báo chí đã lên án, có một số đơn vị cấp bằng giả mạo, không có giá trị, không đúng quy định Bộ giáo dục, đào tạo không chất lượng, học phí cao… Điều đó gây hoang mang nhiều hơn cho các anh chị/cá nhân đang có nhu cầu học trung cấp Văn thư lưu trữ ở đâu là uy tín và chất lượng. Sau đây là một vài đơn vị đào tạo ngành trung cấp văn thư lưu trữ uy tín và chất lượng điển hình, nhằm giúp người học có sự lựa chọn phù hợp với mình. Cụ thể:

• Trường Trung cấp Quốc Tế Sài Gòn
• Trường Trung cấp Văn thư lưu trữ Trung ương
• Trường Trung cấp Bách Khoa Sài Gòn
• Trường Trung cấp Đông Đô
• Trường Trung cấp Công Đoàn Tp HCM..

Nếu bạn đọc cần được tư vấn, hỗ trợ thêm về ngành Văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ chúng tôi:

Trung Tâm Tuyển Sinh Hướng Nghiệp

• Hotline: 0888 013 000 
• Zalo: 0888 013 000 ( Tuyển Sinh Đào Tạo )
• Email: tuyensinhhuongnghiep.edu@gmail.com
• Website: tuyensinhhuongnghiep.edu.vn
• Địa chỉ: 41 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TPHCM